Pengertian Surat, Fungsi Surat dan Contoh Surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh kepada suatu pihak kepada pihak lain. Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan sebuah informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau juga oraganisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau juga organisasi).

Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat itu artinya kertas yang bertulis atau juga secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat itu merupakan salah saatu alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas nama pribadi ataupun atas nama sebuaah organisasi atau perusahaan. Sebuah surat tersebut dibuat dan dikirimkan dengan tujuan supayasi penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.

Surat tersebut berisi sebuah informasi, yang Informasi dari sebuah surat itu dapat berupa sebagai berikut:

Laporan
Pemberitahuan
Pernyataan
Permintaan/ permohonan
Perintah

Pengertian surat menurut para ahli

Terdapat juga beberapa pendapat para ahli yang menyatakan mengenai pengertian surat. Dibawah ini merupakan pengertian surat yang dikemukakan oleh beberapa para ahli, diantaranya :

Surat menurut Pratama (1997:1)

Surat merupakansebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu dilakukan atasa nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan ataupun juga sebuah organisasi.

Surat menurut YS. Mario (2000:15).

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Surat menurut Yose Rizal (2003:2)

Surat merupakan alat yang digunakan untuk dappat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.

Surat menurut Agus Sugiarto (2005:2)

Surat merupakan sebuah dengan sarana komunikasi yang dipakai untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis untuk dapata menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi serta juga kode, penggunaan bahasa yang kas dan juga pencantuman tanda tangan.

Fungsi Surat

Terdapat beberapa fungsi diantaranya ialah untuk :

Sarana pemberitahuan kepada pihak lain
Surat juga dapat digunakan sebagai sarana permintaan pada lain pihak
Buah pikiran
Sebagai sarana komunikasi
Surat juga dijadikan sebagai alat untuk mengingat
Sebaga bukti historis
Fungsi surat juga dijadikan sebagi pedoman kerja
Menumpahkan ide ataupun gagasan

Jenis-jenis Surat

Surat ini memiliki dua jenis yakni Surat Pribadi serta juga Surat Resmi, Untuk dapat memahami perbedaanya dibawah ini merupakan ciri dan karakteristiknya.

Secara umum jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis yaitu:

Surat pribadi
Surat dinas
Surat niaga

Namun apabila dilihatnya itu dengan berdasarkan pemakaiannya, surat tersebut dibagi menjadi 3 jenis yaitu:

Surat pribadi
Surat resmi
Surat dinas

Pengertian Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi contohnya untuk dapat berhubungan dengan teman serta jugakeluarga. Jenis surat tersebut sudah jarang digunakan di era modern seperti sekarang ini karena sudah beralih kepada SMS,Social media, Email dan lain sebagainya.

Ciri-ciri Surat Pribadi

Tidak menggunakan kop surat
Tidak menggunakan nomor surat
Salam pembuka serta juga penutupnya lebih bervariasi

Biasanya bahasa yang digunakan itu tidak formal terserah sesuai dengan keinginan si penulis. Format surat bebas juga bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk keperluan atau kepentingan resmi, baik itu perseorangan, instansi, atuapun juga organisasi; contohnya seperti undangan, surat edaran, serta juga surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi

Surat Resmi ini memiliki ciri-ciri diantaranya sebagai berikut :

Menggunakan kop surat
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum
Menggunakan bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Memiliki format baku

Pengertian Surat niaga

Surat niaga merupakan surat yang digunakan oleh orang atau juga badan yang menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas usaha niaga, seperti contohnya industri, usaha perdagangan serta juga jasa. Surat tersebut berguna sekali dalam menjalin hubungan dengan pihak luar sehingga harus dirangkai atau harus disusun dengan secara baik. Surat niaga tersebut terdiri dari surat jual beli, surat perdagangan, serta juga kwitansi. Surat niaga ini juga terbagi menjadi surat niaga internal dan juga surat niaga eksternal. Dibawah ini macam-macam surat niaga ialah sebagai berikut :

Surat penawaran
Surat pesanan
Surat pembayaran barang
Surat pengiriman
Surat pengaduan
Surat penagihan dan lain-lain.

Pengertian Surat dinas

Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas serta juga kegiatan/aktivitas dinas instansi. Surat ini adalah sarana komunikasi kedinasan yang penting didalam pengelolaan administrasi suatu instansi. Fungsi surat dinas ialah sebagai dokumen bukti tertulis, ialah sebagai arsip, alat pengigat, pedoman kerja didalam bentuk surat keputusan serta juga intruksi, sebagai bukti sejarah atas perkembangan instansi. Ciri-ciri dari surat dinas ialah sebagai berikut ini:

Ada sebuah kop surat dari lembaga atau juga instansi yang bersangkutan.
Terdapat nomor surat, lampiran serta juga perihal.
Salam pembuka dan juga penutup yang digunakan baku.
Menggunakan ragam resmi atau bahasa baku.
Menggunakan stempel atau cap dari instansi atau juga kantor yang membuat surat.
Menggunakan format surat tertentu.

Beberapa Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menulis Surat

Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat yaitu:

Penulisan kepala surat
Penulisan tanggal surat
Penulisan alamat surat
Penulisan salam pembuka
Penulisan salam penutup
Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
Penggunaan bentuk singkatan a.n dan u.b.
Tembusan
Inisial

Bentuk-Bentuk Surat

Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah dari bentuk surat itu sendiri . Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat . Terdapat beberapa bentuk surat yang ada , yaitu bentuk lurus , bentuk setengah lurus , dan bentuk lekuk . Mari kita bahas satu persatu-satu ;

Bentuk Lurus

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas. Saya beri contoh agar kita bisa tahu seperti apa bentuknya.

Keterangan :

Kop Surat
Perihal dan Nomor Surat
Tempat, tanggal dan tahun Surat
Salam Pembuka
Isi Surat
Inti atau Pokok Surat
Salam Penutup
Tandatangan dan nama terang.

Contoh:

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Yth.

Segenap Nasabah Giro

PT BANK ”BCA”

Cabang Sukabumi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.

Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Bank”BCA”

Drs. Suwarno

Pimpinan

Bentuk Setengah Lurus

Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus namun perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi . Bentuknya akan terlihat pada contoh di bawah ini ;

Keterangan :

Kop Surat
Perihal dan Nomor Surat
Tempat, tanggal dan tahun Surat
Salam Pembuka
Isi Surat
Inti atau Pokok Surat
Salam Penutup
Tandatangan dan nama terang.

Contoh surat setengah lurus :

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Perusahaan Mesin Offset

Jalan Imam Bonjol 115

Cirebon

Dengan hormat

Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.

Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.

Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.

Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Penerbit ”TRIWARSANA”

Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya . Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal , salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan , sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri , dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi . Kita masuk contoh sebagai berikut :

Keterangan :

Kop Surat
Perihal dan Nomor Surat
Tempat, tanggal dan tahun Surat
Salam Pembuka
Isi Surat
Inti atau Pokok Surat
Salam Penutup
Tandatangan dan nama terang.

Contoh bentuk lekuk :

Surabaya, 9 Maret 2008

PT ”ANANAS”

Jalan Cantel 112

SRAGEN

Dengan hormat,

Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.

Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.

Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

PT ”ANMEKA PUPUK”

Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Keterangan :

Kop Surat
Perihal dan Nomor Surat
Tempat, tanggal dan tahun Surat
Salam Pembuka
Isi Surat
Inti atau Pokok Surat
Salam Penutup
Tandatangan dan nama terang.

Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Bagian-bagian surat

Kepala Surat/Kop Surat
Nomor Surat
Tanggal Surat
Lampiran Surat
Hal atau Perihal
Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
Salam Pembuka
Isi Surat :–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup
Salam Penutup
Pengirim Surat
Tembusan Surat
Inisial

Penggunaan Bahasa Dalam Surat

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa penggunaan bahasa didalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.

Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin dan cuti.

Sekian dan terimakasih sudah membaca mengenai Pengertian Surat, Menurut Ahli, Jenis, Ciri, dan Fungsinya, semogaa dapat bermanfaat dan sampai jumpa dipembahasan yang lainnya.

Pengertian Surat, Fungsi Surat dan Contoh Surat